1. كل المواضيع تعبّر عن رأي صاحبها فقط و ادارة المنتدى غير مسؤولة عن محتوياتها
    إستبعاد الملاحظة

إدارة الوقـت

الموضوع في 'أرشيف المنتدى العام' بواسطة marnes, بتاريخ ‏14 جانفي 2008.

  1. marnes

    marnes عضو نشيط

    إنضم إلينا في:
    ‏22 ديسمبر 2007
    المشاركات:
    121
    الإعجابات المتلقاة:
    178
      14-01-2008 09:40
    إدارة الوقـت
    (الجزء الأول)

    رؤية عـامة:

    الجزء الأول:

    مقـدمة
    تخيل نفسك

    ما الذي تود إنجازه خلال العامين القادمين؟
    إدارة الذات
    الأولويات


    مقـدمة

    ُحكى أن حطّاباً كان يمتلك فأساً جديدة، وفي اليوم الأول قام بقطع عشرين شجرة، وبمرور الأيام كان يعمل ساعات أطول، ويبذل مجهوداً أكبر، إلا أنه كان يقطع عدداً أقل من الأشجار. وبينما كان أحد الأصدقاء ماراً به سأله مقترحاً: "لماذا لا تشحذفأسك"؟ فأجاب الحطاب: "إنني مشغول للغاية؛ فعلي قطع المزيد من الأشجار!"

    ما هو الثمن الذي تدفعه شخصياً بسبب رداءة الأداء؟ وكم من الوقت تقضيه بحثاً عن الأشياء المفقودة، وفي المتابعة، والمراجعة، والاعتذار، ومعالجة الشكاوى، والمشاكل، والأزمات، وفي إنجاز أشياء لا ضرورة لها إذا ما أنجز كل فرد عمله بكفاءة تامة طوال الوقت؟ ويبدو هذا السؤال مخيفاً لكثير من المديرين؛ لأنه يصف معظم أعمالهم التقليدية. فمن السهل إلقاء اللوم على باقي أفراد المؤسسة فيما يتعلق بتلك المشاكل، غير أن كثيرا منها يتسبب فيه المديرون أنفسهم بسبب افتقادهم للتنظيم الذاتي، وضعف إدارة الوقت، ويمكن أن ينطبق هذا عليك تماماً على مستوى مجموعة المنتدى الصحي الخاصة بك.

    الوقت هو أغلي شيء نمتلكه.ويمر الوقت في إيقاع ثابت عنيد-ستين ثانية كل دقيقة، وستين دقيقة كل ساعة- وما يفوت من الوقت لا يمكن أن يعود مرة أخرى. ولا يمكنك شراء المزيد من الوقت مهما كنت ثرياً. ولا يمكنك اكتناز الوقت، أو استعارته، أو سرقته، أو تغييره بأي شكل كان، فكل ما يمكنك عمله هو الاستفادة القصوى من الوقت المتاح لديك. ونجد أنه من بين الموارد المتاحة لدينا، يكون الوقت هو أقل مورد نستطيع فهمه، كما يكون الأكثرعرضة لسوء الإدارة؛ حيث دائماً ما يقول كثير من الناس ليس لدينا وقت كاف، بينما لدى الجميع كل الوقت.

    والشعور بالوقت يختلف باختلاف الظروف: فعندما نشعر بالضجر، أو الفراغ يمر الوقت بطيئاً. بينما يمر سريعاً عندما ننشغل، أو عندما نقضي وقتاً ممتعا. ويبدو أن الوقت متسارعاً، حيث يمر دائماً النصف الأخير من الإجازةأسرع من النصف الأول منها.وينطبق نفس الشئ على دورة الإدارة وعمر الإنسان؛ فعندما يتقدم بنا العمر نشعر أن الوقت يمر بشكل أسرع.

    ووفق هذا التفسير فإنك قد ترغب في أن تفكر بنفسك من خلال منظور "الوقت" فتعود بالزمن خمس سنوات إلى الوراء وعشر سنوات إلى الأمام، وإليك بعض الأسئلة التي تساعدك على تكوين رؤية عقلية لنفسك في إطار مفهوم "الوقت".

    تخيل نفسك

    قبل خمس سنوات:

    كم كان عمـرك؟
    أين كنت تعيش؟
    هل كنت متزوجاً؟
    كم كان عمر أطفالك؟
    كيف كنت تقضي وقت فراغك؟
    ما المهنة التي كنت تمارسها؟
    ما الذي حققته أو لم تحققه في السنوات الخمس الأخيرة؟
    هل مرت الخمس سنوات الماضية سريعاً؟
    ما الذي فعلته من أجل نفسك، وأسرتك، ومجتمعك المحيط، ووطنك، والأمة بأسرها؟

    بعـد مرور عشـر سنوات:

    كم سيصبح عمرك؟
    كم سيصبح عمر أطفالك؟
    ما الوظيفة التي ستشغلها؟
    ما الذي ترغب في عمله قبل ذلك الوقت؟
    ما الذي لديك لتقدمه للمحيطين بك؟

    عندما يفكر الناس بهذه الطريقة، يقول غالبيتهم أنهم يرغبون في الاستفادة من وقتهم بشكل أفضل، فإذا كنت من هؤلاء فحاول أن تعد قائمة بما يلي:

    ما الذي تودإنجازه خلال العامين القادمين؟

    إنك بانضمامك للمنتديات الصحية تلزم نفسك ببذل جهد أكبر؛ لذا يجب أن تسأل نفسك قبل أن تنضم:

    هل تقبـل ذلك؟


    الذين يقبلون يقولون إنلديهم متسع من الوقت إذا ما كان هناك شيء هام. حيث إن مدى أهمية الأشياء التي تضعها أهدافاً هامة في قائمتك خلال العشر سنوات القادمة هو الذي يجعلك تجد الوقت الكافي لها.

    يدعي كثير من الناس أن عدم وجود وقت كاف يمثل مشكلة كبيرة، إلى أن يدركوا أنها ليست مشكلة بل هو دليل؛دليلعلى أهداف غير واضحة، وسوء ترتيب للأولويات، وكذلك سوء تخطيط.

    ربما كان يجب أن يكون عنوان هذا الدليل هو "وضع الأهداف، وتحديد الأولويات"، لكنه سيبدو مملاً، لذا قررت وضع عنوان "إدارة الوقت" حيث يبدو أكثر جاذبية، لكنه أيضا يبدو هراءً حيث لا يمكنك إدارة الوقت؛ فالوقت يمر بإيقاع ثابت عنيد، والشيء الوحيد الذي يمكنك التحكم فيه أو إدارتة هو ذاتك. ومن ثم، قد يكون العنوان الحقيقي لهذا الدليل التعليمي هو "إدارة الذات".

    فإذا كان الأمر كذلك، فإن الوسائل والحيل التي قد تستخدم للحفاظ على الدقائق لن تجدي؛ لأن إدارة الوقت لا تعني السرعة بل الفاعلية.

    إدارة الذات

    إذاً كيف تدير ذاتك؟ ما الذي يمنعك من إجادة عملك بشكل أفضل؟ ما الذي يضيع وقتك؟ لقد سألت هذه الأسئلة لآلاف المدراء، وكانت الإجابات نمطية. وجاءت جميعها متضمنة ما يلي:

    الاجتماعات- دائما في مقدمة الأولويات الخمسة- والمقاطعات، والمكالمات الهاتفية، والأزمات، والأجهزة المعطلة، ونقص الموارد، والرئيس، ومتابعة الآخرين، ومراجعة أعمالهم، ورسائل البريد غير الهامة، والقراءة، والإدارة، وفتح مكاتب التخطيط، والسفر ... إلخ.

    ونجد أن النمط الناتج عن إجابة هذه الأسئلة يدل على قيود وضغوط خارجية، فمعظم المشاكل المذكورة هى التي تحدث للناس، والقليل جداً هو الذي يتسبب فيه الناس لأنفسهم. إنني لأتساءل مندهشاً: هل تعتبر هذه النظرة نظرة معتدلة؟ وهل هذه الصورة دقيقة؟

    يحتوي هذا الدليل على حلول مقترحة لبعض هذه المشاكل، إلا أننا يجب أن نبحث عن المزيد من المشاكل الشخصية التي قد تقلل من فعاليتنا.

    لا يوجد شخص خال من المشاكل؛ لذا أرجو أن تتعامل مع الدليل كأنه قائمة طعام، وركز فقط على المناطق التي تهمك.

    الأولويـات

    يجب أن نقوم بتعريف مصطلح "إدارة الوقت" قبل محاولة الاستفادة منه بشكل أكثر فعالية. ولنبدأ بالتعريف التقليدي للإدارة: "الإدارة هى إنجاز الأعمال عن طريق الآخرين"، وهذا يعني أن تعريف إدارة الوقت يكون: الوقت الذي تنجز فيه الأعمال عن طريق الآخرين، وهو ما يتناقض مع الوقت الذي نقضيه في إنجاز الأعمال بأنفسنا.

    ومع التقدم في العمل، يصبح الشخص مسؤولاً عن عدد أكبر من الأشخاص، ويكون من المتوقع أن يزداد الوقت الذي يقوم فيه بالإدارة، ومن ثم، يقل الوقت الذي ينجز فيها الأعمالبنفسه.


    غير أن ما يحدث بالفعل مع التقدم في العمل هو أن الشخص يتلقى على عاتقه مسؤوليات أكثر،كما يزداد نسبيا عدد المستندات التي تُعرض عليه. ويتعامل غالبية الناس مع ذلك عن طريق زيادة عدد ساعات العمل في اليوم، ثم في الأسبوع.

    ولسوء الحظ، تصل هذه الزيادة إلى الحد الأقصى، بينما لا يحتوي الأسبوع على ساعات إضافية، مما يسبب مأساة! حيث لا يرغب الكثير من الناس في تقليل الوقت الذي يقضونه في إنجاز تلك الأعمال بأنفسهم، ويبررون ذلك بقولهم:

    "إذا أردت عمل شيء بإتقان فيجب أن تقوم به بنفسك".
    "أرغب في أن يرى مرؤوسيّ أنني يمكنني أن أقوم بما أطلبه منهم".
    "أقوم به حتى أظل على دراية به".
    "أستطيع أن أنجز العمل أسرع بكثير مما يستطيعون".

    وترجع الأسباب الحقيقية لتعلقك بالأعمال القديمة إلى أنك غالبا ما تشعر بالراحة، والألفة وأنت تقوم بها. حيث تتمكن من استغلال مهاراتك الشخصية القديمة في التصميم، أو البرمجة، أو مراجعة الأرقام، أو كتابة التقارير. وتشعر بوجودك حينما تنجز العمل، وعند تنفيذه، مما يمنحك شعورا بالسيطرة.

    ومع الأسف لا تمنحك الإدارة نفس الشعور؛ فالمدير يعمل بعيداً إلى حد ما عن التنفيذ، ولا يكون مطلقاً أول من يعلم بالأخطاء، وهو ما يدعو إلى القلق! وأقدم ما يلي كمبدأ بسيط ولكنه أساسي في الإدارة:

    "لا توجد علاقة بين حجم المسؤولية التي تتحملها في العمل، وبين حجم الوقت المتاح لك شخصياً للقيام بهذه المسؤولية. والرد على المسؤولية المتزايدة هو زيادة قيمة كل ساعة بما يتناسب مع المسؤولية المتزايدة".

    لا توجد أي علاقة، وإذا وجدت، فكيف يمكن أن يصبح أي شخص المدير التنفيذي لشركة شل، أو رئيسالفرنسا، أو يتولى مهام أي وظيفة أخرى؟

    إن مفتاح الإدراة الفعالة هو زيادة قيمـة كل ساعة عمل.

    قانون باريتو Pareto

    ربما تكون قد سمعت بقانون 80/20 المقترح أصلاً من قبل فلفريدو باريتو Vilfredo)Pareto). عندما يطبّق هذا القانون على وقت العمل تكون النتيجة كالتالي:

    "تمضي عشرين في المئة من وقتك تقوم بأعمال تُحسب نتائجك فيها بثمانين في المئة، وتمضي ثمانين في المئة من وقتك تقوم بأعمال تُحسب نتائجك فيها بعشرين في المئة".

    إذا كان الوضع كذلك، فهذا القانون يقترح ثلاثة عناصر لمشكلة الأولويات:

    ·ما هي المهام التي تتطلب قوة إداء عالية وتحسب ثمانين في المئة من نتائجك؟
    ·كيف تستطيع قضاء وقت أكبر في تأدية تلك المهام التي تتطلب قوة أداء عالية؟
    ·كيف تستطيع إتمام كل المهام الباقية في وقت أقل؟


    ما هي المهام التي تتطلب قوة أداء عالية؟

    إن المهام التي تتطلب قوة أداء عالية هي تلك الأجزاء الصغيرة من عملك؛ حيث يُحدث إمضاء وقت قصير في أدائها فرقا كبيرا على المدى البعيد. لا تقم بتضمين عناصر سلبية كتجنّب الأخطاء، مع أنها قد تبدو فكرة مهمة بالنسبة لك. لأن القائمة ستختلف من عمل لآخر، ولكنها في النهاية ستشمل ما يلي:

    ·التخطيط: التفكير في عملك وأهدافك، والتخطيط لشهر، أو ليوم، أو لاجتماع، إلخ.
    ·تعلّم مهارة جديدة، أو اكتساب معرفة تساعدك على القيام بعملك.
    ·الانتداب: وضع أهداف للآخرين. كسب التزامهم. تدريبهم وتحفيزهم.
    ·بناء علاقات مع العملاء، والموردين، والزملاء، بالاضافة إلى تحفيز الأشخاص.
    ·إعداد الأنظمة، بدءاً من الأنظمة المعقدة المستندة إلى الحاسوب إلى الأنظمة الشخصية البسيطة: كتنظيم مكتبك على سبيل المثال.

    تظهر آثار النشاطات التي تتطلب قوة أداء عالية على المدى الطويل، بينما تظهر آثار النشاطات التي تتطلب قوة أداء منخفضة على المدى القصير. ولنضرب الآن مثالاً كلاسيكياً لنشاط يتطلب قوة أداء عالية ليكن: منع حدوث حريق، ومثالاً كلاسيكياً لنشاط يتطلب قوة أداء منخفضة ليكن: محاربة الحريق؛ ومن هنا يمكننا الاقتراب من صميم المشكلة.

    تتم مناقشة كل من هذه النشاطات بشكل تفصيلي في مقام آخر، ولكن حاول الآن التفكير للحظة في أنك تقضي أسبوعاً مثالياً وأنت تقوم جسدياً بهذه المهام التي تتطلب قوة أداء عالية. هل تستطيع-بكل صدق- أن تقوم بعشرين في المئة من تلك المهام، أم ستكون النسبة أقل من ذلك؟

    تستطيع هذه النشاطات التي تتطلب قوة أداء عالية أن تحقق فرقاً حقيقياً على المدى البعيد.
    لذا يجب أن تكون هذه الأنشطة هي بؤرة طاقتنا ووقتنا.

    إن أصحاب الأعمال الكبار عديمو الرحمة بأولوياتهم: فهم واضحون جداً، وعلى هذا النحو أو ذاك، يتدبرون أمرهم لإعطاء تلك الأولويات وقتا أكبر بكثير.

    لن تكون فعالاً إذا تغاضيت عن أولوياتك.

    إعطاء وقت أكبر للمهام التي تتطلب قوة أداء عالية

    كيف تستطيع قضاء وقت أكبر في أداء الأنشطة الخاصة بك والتي تتطلب قوة أداء عالية؟ في هذا الصدد، يُوصى بأن يتم تخصيص يوم العمل بأكمله لتنفيذ أولوية واحدة، وليس خمس أو عشر-فلا يمكن أن يكون لديك عشر أولويات- في الحقيقة إذا كان لديك عشر أولويات، فهذا يعني أنك ليس لديك أولويات أصلاً.

    لا بد أنه لديك قائمة تذكير أو فحص للأعمال التي يجب أن تقوم بها، ولكن هذا لا يعني أنها قائمة لأولوياتك، كما لا يجب أن يختلط عليك الأمر. فمعظم الناس لديهم أولويات كثيرة؛ ولهذا السبب، لا يكون لديهم أية أولويات.

    ضع نصب عينيك أولوية واحدة في اليوم، واعمل جاهداً للتأكد من أنه مهما يحدث من أزمات، فإنك ستتمكن من إحراز تقدم ملحوظ في تنفيذ تلك الأولوية في هذا اليوم، مما يجعلك في نهاية الأسبوع تشعر بأنك كنت أكثر فعالية.

    هذا الأمر لن يغيّر حياتك. أعتقد أنك قد سمعت هذا الكلام من قبل، وهو واضح جداً، إذاً لماذا لا يزال معظم الناس يعانون من اختيار الأولوية الأقل؟ هذا هو ما يجعل موضوع إدارة الوقت يصبح أكثر إثارة للاهتمام.

    في القسم التالي، ستجد ستة أفخاخ معروفة تمثل ستة أسباب تجعل الناس يتغاضون عن أولوياتهم.
    استكشف حوافزك اللاشعورية وأضفها إلى القائمة. فنحن إذا فهمنا لماذا نؤمن بما نعمل، سَيَسهُل علينا اعتماد الحل الواضح والسهل.

    لماذا يتغاضى الناس عن الأولويات؟


    أولاً، ينبغي أن يعي الأشخاص أن عملهم لا يتم إنجازه أبداً - فأنت كمدير على سبيل المثال، لا يمكنك أن تكون أبداً على أحدث طراز. سوف يذكرك وعيك بتدقيقات جديدة كان عليك القيام بها، وسوف تقترح عليك مخيلتك احتمالات كان بإمكانك تطويرها.

    وفي حال كان عليك في نهاية الأسبوع إعداد قائمتين: واحدة بكل الأعمال التي أنجزتها خلال الأسبوع، والأخرى بالأعمال التي ربما كان يجب أن تقوم بها، ولكنك لم تفعل، في أية قائمة يمكن أن تكون المهام التي تتطلب قوة أداء عالية؟ في الغالب ستكون كلها في القائمة الثانية بانتظار الأسبوع المقبل؛ لأنها لم تكن طارئة. إننا نقوم بالمهام الطارئة، ونهمل المهم. هذا هو لب المشكلة: ففي حال وقوع حريق في المبنى، فإنك تعرف ما العمل – ولكن مكافحة الحريق تتطلب قوة أداء منخفضة. فإذا كان كل ما كنت تفعله هو مكافحة الحريق، فهذا يدل على أنك غير فعال. إن العمل الحقيقي يتمثل فعلا في الوقاية من الحريق. هذا هو النشاط الذي يتطلب قوة أداء عالية. إن الفخ الأول هو الحالة الطارئة، والأزمات، والرعب.

    الفخ الثاني يكمن في متعة مكافحة الحريق. فالهرولة مع ثلاثة هواتف ترن، وتنقل الناس داخل وخارج المكاتب هو أمر مثير. بينما الوقاية من الحريق هو أمر ممل: مما قد يعني إغلاق الباب والتفكير!

    الفخ الثالث: إن بعض الشركات تقوم بترقية أشخاص وفقاً لمدى قدرتهم على مكافحة الحرائق، فمحاربو النيران الخبراء، ومفتولو العضلات يحتاجون إلى نيران لمحاربتها؛ فهم يعملون بشكل أفضل في جو الأزمات. وفي حال أصبحت الأمور هادئة قليلاً فإنهم يعكفون على إشعال النيران. أي شخص لديه رئيس كهذا، ينال شفقتي.

    رابعاً- عدد كبير من الأشخاص تجذبهم المكافأة الفورية. إننا فعلاً نعجب بوهم التقدم الذي يأتي من خلال اختيار الأشياء من القائمة، ونميل للبدء بالأعمال السهلة؛ وبالتالي لا نجد وقتاً للأعمال الهامة.

    خامساً- إننا نميل لتفضيل المهام المألوفة السهلة والمريحة. على سبيل المثال: قد يقضي المدير المالي خمس عشرة دقيقة يجمع الأرقام، أو يتحقق من الأرقام المضافة، وبالتالي العودة لا شعورياً إلى الأعمال المألوفة.

    لنفترض أن مديرتنا المالية خسرت نقاشاً في اجتماع مجلس الإدارة، وواجهت توبيخاً وقحاً، بالطبع ستخرج بشعور محبط. عندئذ ستمضي خمس عشرة دقيقة تضيف أرقاماً-وهو عمل تجيد القيام به- وتعيد بناء ثقتها بنفسها وكبريائها، وهذا يساعدها على أن تحافظ على ماء الوجه بقية النهار.

    نحن جمعياً لدينا هواياتنا، وأعمالنا المريحة، حيث نلجأ للاستراحة. ماذا تفعل حوالي الساعة الثانية والنصف بعد الظهر، عندما تشعر بإحباط خفيف وليس هناك أزمات فورية؟ سوف يكون أسوأ ما تحتمل المنتديات الصحية توقعه من الناس هو العودة إلى مهامهم الدنيوية غير النافعة-التي هي مألوفة لديهم، ولكنها ليست مفيدة للمنتدى الصحي- مما يؤدي إلى الفشل في القيام بعملهم الجديد وإحباط فريقهم ونشاط المنتدى الصحي ككل.

    أخيراً، يوجد في قائمة أسباب الأولويات الضعيفة، سبب فيسيولوجي وهو: انخفاض معدل الأدرينالين. فبعد مرور ساعتين أو ثلاث على الأزمات، حينئذ يُضخ الأدرينالين بطريقة منخفضة، ويخف الضغط ونعود إلى المكتب، ولا يحدث شيء. هذه ظاهرة معترف بها. إن الأدرينالين هو جزء من آلية المقاومة في الجسم، يُجهزنا لنشاط جسدي طارئ. إذا كانت جهودنا عقلية تماماً، فسنحتاج لتفريق الأدرينالين من خلال التمرين الجسدي؛ ولذا حاول أن تقوم بجولة على الأقدام بعد حدوث الأزمة. كما يمكن أن يكون للوضوء هنا تأثير مهدئ.

    كيف يمكن إنجاز مهام تتطلب قوة أداء منخفضة في وقت أسرع؟

    عد بذاكرتك إلى عطلتك الرئيسية الأخيرة. ماذا حدث في مكان عملك في اليوم السابق لذهابك؟ أنا متأكد من أنك كنت يومها عديم الرحمة! لقد مررت على كل بنود القائمة، وقمت بالأعمال، وانتدبت، وألغيت أشياء. لماذا لا يتم العمل بهذه الطريقة بشكل طبيعي ويتم توفير وقت أكبر للمهام التي تتطلب قوة أداء عالية؟

    عندما يكون الضغط عالياً حقا، تصبح الأولوية الحقيقية واضحة. وربما يكمن الحل في تخصيص أوقات ملحوظة للأنشطة التي تتطلب قوة أداء عالية. وبالتالي يكون الضغط في المهام أخرى.

    الخلاصة

    من السهل أن يكون المرء منشغلاً-بإمكان أي أحمق أن يكون منشغلاً- ولكن من المؤكد أنه ليس من المفترض بك أن تكون منشغلاً؛ بل من المفترض أن تكون فعالاً، وكونك فعالاً يعني قيامك بالأعمال الصحيحة. إن لم تكن تقوم بالأعمال الصحيحة لا يهم مدى اجتهادك في العمل.

    أوضح الفيلسوف الأميركي زيجي زيجلر Ziggy Ziggler الأمر توضيحاً كاملاً حيث قال:

    "دع سفاسف الأمور وابدأ دوماً بعليائها".

    سوف يكون الذعر دائماً موجوداً، ولكن في كل مرة تطرأ فيها الأزمات، عليك القيام بأمرين: أولاً: التعامل مع المشكلة الفورية. وثانيا: أن تسأل نفسك: ماذا بإمكانك أن تفعل لمنع وقوع أزمة كهذه مرة أخرى؟ وفي حال كان هذا الأمر خارجاً عن سيطرتك، ماذا بإمكانك أن تفعل لتخفيف تأثيره في حال وقوعه مرة أخرى؟ لا شك أن هذا هو النشاط الذي يتطلب قوة أداء عالية.

    يطلق اليابانيون على هذا: "الاستفهامات الخمسة"؛ فعندما تطرأ مشكلة تسأل: "لماذا حدث هذا"؟ وعندما تحصل على إجابة تسأل: "لماذا حدث هذا"؟ وهكذا دواليك، حتى تصل إلى المستوى الخامس، فتحاول تحديد المشكلة الحقيقية الكامنة في كل مرة، لتتمكن من حلها في حال حدوثها مرة أخرى.
     
    1 person likes this.
  2. SIRINA

    SIRINA عضو مميز

    إنضم إلينا في:
    ‏31 ديسمبر 2007
    المشاركات:
    1.029
    الإعجابات المتلقاة:
    2.295
      14-01-2008 10:17
    :besmallah:


    جزاك الله خيرا موضوع رائع

    يجب علينا أن نحكم استغلال الوقت

    يقول الحَسَن البَصري
    يا ابن آدم انَّمَا أنتَ أيَّام...
    اذا ذهب يومُك
    ذَهَبَ بَعضُك

    قال صلى الله عليه و سلم:
    اغْتَنِم خَمْسًا قَبلَ خَمْسٍ
    حَيَاتَكَ قَبلَ مَوتِك..و صِحَّتَكَ قَبلَ سَقَمِك..و فَرَاغَك قَبلَ شُغلِك
    و شَبَابِك قَبلَ هَرَمِك..
    و غِنَاكَ قَبلَ فَقرِك


     
    1 person likes this.
  3. marnes

    marnes عضو نشيط

    إنضم إلينا في:
    ‏22 ديسمبر 2007
    المشاركات:
    121
    الإعجابات المتلقاة:
    178
      28-01-2008 20:22
    من المهارات التي أدرسها وأقرأ عنها كثيراً، وأحاول ممارستها وتعليمها لكل شخص، مهارة تنظيم الوقت، ويتبادر في ذهن المرء أن تنظيم الوقت معناه أن نجعل حياتنا كلها جادة لا وقت للراحة، بالطبع هذا المفهوم خاطئ، لذلك كتبت هذه المقالة لتوضيح مبادئ أساسية حول تنظيم الوقت. في البدء هل تنظيم الوقت جملة صحيحة؟ كلا! لأن الوقت منظم أصلاً، فالدقيقة مقسمة 60 ثانية، والساعة تساوي 60 دقيقة واليوم يساوي 24 ساعة وهكذا، إذاً الوقت مقسم ومنظم تنظيماً جيداً، إذاً هل نسميه إدارة الوقت؟ أيضاً لا، لأن الوقت لا يدار ولا يمكننا أن نتحكم بالوقت ونجعل من اليوم مثلاً 36 ساعة بدلاً من 24، إنما الوقت يديرنا، لنسميه إدارة الذات لأننا نستطيع أن ندير أنفسنا من خلال الوقت وليس العكس، والوقت هو من أندر الموارد فهو لا يعوض، ولا تستطيع أن تخزن الوقت أو تشتريه!! لذلك الوقت هو الحياة، واسمحوا لي أن أستخدم لفظ تنظيم الوقت لدلالة على المعنى المطلوب وهو إدارة الذات. الناس من حيث تنظيمهم للوقت صنفان، فمنهم من ينظم وقته ومنهم من لا يفعل ذلك، أما من ينظم وقته فمنهم من يكون فعالاً ويستفيد بشكل كبير من تنظيمه للوقت، ومنهم من لا يستفيد من تنظيمه للوقت وتراه مشغولاً في طاحونة الحياة، يكدّ ويعمل بلا راحة، أما من لا ينظم وقته فإما أن يحس بالملل لأنه لا يعرف ماذا يفعل في فراغه الكبير، أو أنه متخبط في أعمال قليلة الأهمية. وهنا دعوني أعرّف من هو الفعال في تنظيم وقته: هو الشخص الذي يحصل على النتائج المطلوبة في الوقت المتاح. إذا بدأ أي شخص بتنظيم وقته بطريقة فعالة فسيحصل على نتائج فورية، مثل زيادة الفعالية في العمل والمنزل، تحقيق الأهداف المنشودة بطريقة أفضل وأسرع، يقلل من المجهود المبذول، بالتالي يجعلنا أكثر راحة، وستلاحظ أنك بدأت بالتفوق على نفسك وعلى غيرك أيضاً في مجالات عدة. كما ذكرت في البداية البعض يضن أن تنظيم الوقت يعني الجد بلا راحة، سأوضح الآن كيف أن تنظيم الوقت يعني المزيد من السعادة والسيطرة على الظروف المحيطة بنا بدلاً من أن تسيطر علينا وتحرمنا السعادة. الأعمال تنقسم إلى عدة أقسام، فهناك أعمال ملحة ومهمة في نفس الوقت وهذا ما يسمى بالمربع الأول مربع إطفاء الحرائق!! وهناك أعمال غير عاجلة لكنها مهمة وهذا ما يسمى بالمربع الثاني مربع التركيز على الجودة والقيادة، لأنه يتضمن أنشطة وقائية تعزز القدرة على الإنتاج وإقامة علاقات وتنميتها والتخطيط والترويح عن النفس، وإذا مارسنا هذه الأفعال ستتقلص الأزمات أو الحرائق وتبدأ في اكتشاف أرض رحبة من الفرص الحقيقية التي تحقق لك الإنجازات والأهداف، وتبدأ في اختيار أهم الفرص لتحقيق أهدافك، بهذا تبدأ العمل بتلقائية وبدون تكلف وتحافظ في نفس الوقت على مواعيدك وأعمالك، ولنأخذ أمثلة على أفعال من المربع الثاني، فهناك قضاء وقت أسبوعي خاص للعائلة، سواءً في الرحلات أو اللهو البريء وذلك لتعزيز العلاقة بين أفراد الأسرة، تعلم هوايات ومهارات جديدة تحبها، أخذ استراحة أو قضاء إجازة لتعود بروح أكثر نشاطاً وحيوية، زيادة المعرفة في علوم معينة من خلال القراءة، أداء أعمال تطوعية إذا كان هذا من ضمن أهدافك. هذه مقدمة لتساعدك في أخذ زمام المبادرة وتبدأ في التفكير الجدي حول حياتك وكيف تديرها وتقودها نحو ما تهدف إليه، وحتى تنظم وقتك يجب عليك أن تكون صاحب أهداف وتخطيط، وإن لم تكن لديك أهداف فلا فائدة من تنظيم الوقت، فتنظيم الوقت يقوم على أساس وجود أهداف ننظم الوقت من أجلها. تأليف: عبد الله المهيري
     
    1 person likes this.
  4. BLUFTOUH

    BLUFTOUH عضو نشيط

    إنضم إلينا في:
    ‏25 جانفي 2008
    المشاركات:
    292
    الإعجابات المتلقاة:
    421
      29-01-2008 00:11
    جزاك الله خيرا موضوع رائع
     
  5. marnes

    marnes عضو نشيط

    إنضم إلينا في:
    ‏22 ديسمبر 2007
    المشاركات:
    121
    الإعجابات المتلقاة:
    178
      30-01-2008 20:11
    المراجع مقالات فن إدارة الوقت، جريدة البيان. مقالة في مواجهة التسويف، مقالة من مجلة المجتمع، العدد 1389. في عصرنا الحالي ظهر العديد من الأمراض و الفيروسات الخبيثة مثل الكوليرا والسل التي تصيب جسم الإنسان وربما تودي بحياة الشخص المريض إذا لم يعالج منها علاجا كاملا أو يحتاط لها بسبل الوقاية اللازمة. ولكن هناك عدة أنواع من الأمراض والفيروسات الخبيثة التي قد تلحق ضررا بالغا بمجمل الكيفية والأساليب التي يدير بها كل إنسان وقته وتعتبر المماطلة أو التسويف واختلاق الأعذار من أكثر هذه الأمراض خطورة بل وتعد العدو الأول لإدارة وتنظيم الوقت، الحقيقة أن لا أحد يحب المماطلة و اختلاق الأعذار فهو وباء على حياتهم ، فما هو التسويف ؟ ولماذا نماطل؟ وكيف نتوقف عن اختلاق الأعذار؟ ما هي المماطلة ؟ كلمة تصف واحد من أكثر الأمراض المنتشرة التي عرفتها الإنسانية وهي واحدة من أكثر العادات مكرا و غدرا. وإذا قمنا بتعريف المماطلة فسنجدها هي أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة بدلا من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية أو الميل لتأجيل وأداء المهام و المشروعات وكل شي حتى الغد أو بعده بقليل وفي مرحلتها النهائية عن طريق اختلاق الأعذار، ونظرا لأنه يتم تأجيل كل شيء فإنه لا يتم أداء أي شيء ، وأن تم أداءه فإنه سيجيء مبتورا وناقصا وغير مكتمل ، مثلا تتناول كوبا أخر من الشاي بدلا من أن تعود إلى عملك أو مذاكرتك بالتعذر بأنك محتاج إلى كوب أخر حتى تستعيد انتباهك،تجلس لمشاهدة التلفاز بينما ينبغي عليك الذهاب لإنجاز أحد أهم أنشطتك وتتعذر بأن هناك متسع من الوقت لإنجاز ما نريد فيما بعد… وعقب فترة الحضانة تلك بمدة قصيرة للغاية يبدأ الفيروس التسويف في الانتشار ويبدأ الإنسان ينتقل من أزمة لأخرى وتكون المحصلة عدم إنجاز أو إتمام أي شيء بالكفاءة والدقة المطلوبتين . هل أنت مماطل؟ لتحديد ما إذا كنت قد أصبت بمرض المماطلة أم لا…نطرح عليك بعض الأسئلة التالية التي تحدد الإجابات عليها درجة خطورة المرض واستفحاله: هل أنا من أولئك الأشخاص الذين يخترعون الأسباب أو يجدون الأعذار لتأجيل العمل؟ هل أكون محتاجا دائما للعمل تحت ضغوط شديد لكي أكون كفء ومنتجا؟ هل أتجاهل اتخاذ تدابير صارمة لمنع تأجيل أو تأخير إنجاز أي مشروع؟ هل أفشل في السيطرة على المشكلات غير ذات العلاقة بالمهمة والمعوقات الأخرى التي تمنع استكمال المهمة؟ هل أشعر أحيانا بأنني لا أهتم بإنجاز العمل. هل أكلف الزملاء بأداء عمل من الأعمال التي لا تروق لي؟ هل أترك المجال للمواقف السيئة حتى تستفحل بدلا من التصدي للمشكلة في الوقت المناسب؟ إن غلبت الإجابة على هذه الأسئلة بكلمة(دائما) فإن الفيروس سيكون قد انتشر في كل أنحاء الجسد وأن كانت الإجابات الغالبة هي (بعض الأحيان )فلا يزال هناك متسع من الوقت لتناول الدواء الشافي أما إن غلبت الإجابة بكلمة(قليلا) فإن الفيروس لا يزال يمر ببدايات فترة الحضانة ،ولكن ومهما كانت الإجابات ستجد كل منا يماطل في هذا الجانب أو ذاك ، وذلك لسبب بسيط هو أن معظم البشر يماطلون أيضا ، فعلى سبيل المثال هناك العديد من المديرين الذين يستعدون لاجتماعات مهمة في لحظة أو قبل دقائق قليلة من موعد الاجتماعات وأيضا يوجد العديد من الطلاب وتلاميذ المدارس ممن لا يعكفون على استذكار دروسهم إلا خلال الليلة التي تسبق الامتحان النهائي ، يتقدم البعض لشغل وظيفة من الوظائف بعد انتهاء موعد التقديم ، إن كل هذه الأمثلة تعد نماذج من أشكال المماطلة واللامبالاة المتعددة. صفات المماطلون و اللامبالون: يتسم المماطلون بصفات سلبية عدة من أهمها: أنهم يرغبون في فعل شيء ما بل ويتخذون قرارا بهذا الشأن. عادة ينتهي بهم الأمر لعدم أداء أي شيء لأنهم لم يتابعوا تنفيذ قراراتهم. يدركون ولو جزئيا النتائج السلبية لعدم قيامهم بتنفيذ قراراتهم أي أنهم يعانون. يمتلكون مواهب عالية لاختراع الأعذار لعدم إنجاز ما كان يجب عليهم إنجازه، وذلك في محاولة لكبت ما يسمونه بتأنيب الضمير. يغضبون بسرعة ويتخذون قرارات جديدة. لا ينفذون هذه القرارات الجديدة أيضا وبهذا يماطلون أكثر. يستمرون في تكرار الأشياء نفسها ويسيرون في الدائرة ذاتها حتى تنشأ أزمة لا يستطيعون حلها ومن ثم لا يجدون أمامهم إلا خيار واحدا وهو إنجاز ما بدءوه. إن أسوأ ما في المماطلة والتسويف هو تحويلها لنمط من الحياة قد لا نشعر به و ذلك بسبب تحويلها إلى عادة إلا أنها بكل أسف عادة سلبية لا تؤدي إلا لمزيد من الضغوط والمشكلات والصعوبات. أعراض التسويف أو المماطلة: يمكن توقع ومنع ومحاربة المماطلة وذلك بتطبيق آليات عده، هناك سلوكيات و أفعال تكون أعراض لمرض المماطلة والتي يجب أن تنتبه إليها دائما وتتفاداها: ترك العنان للتفكير بحيث تأخذنا الأحلام أو الذكريات بعيدا عن العمل أو المذاكرة مثل التفكير في الإجازة، أو استرجاع ذكريات سابقة..أو التفكير بالنوم. الاستجابة طواعية للعوائق التي تحول دون إنجاز العمل مثل سيل المحادثات التلفونية اليومية، الزيارات المتكررة التي يقوم بها الأهل و الأصدقاء نتيجة لعدم تحديد موعد مسبق، متابعة التلفاز لفترات طويلة..قد يحدث أحيانا أننا لا نترك هذه المعوقات تحدث فحسب بل قد نشعر بالسعادة لوقوعها أحيانا لأنها تأخذنا بعيدا عن عناء العمل والواجبات المدرسية الأمر الذي قد يؤدي إلى تزايد الارتياح النفسي لمثل هذه المعوقات والوقوع تحت سيطرتها. قضاء فترات طويلة في تناول القهوة والشاي أو وجبة الغداء أو الذهاب في مشوار طويل يستغرق كثيرا من الوقت. تركيز الاهتمام على إنجاز الأعمال الثانوية و الغير مهمة بدلا من التركيز على ما يجب إنجازه فقط. قضاء وقت طويل لإنجاز مهمة بسيطة لا تستدعي كل ذلك الوقت. الخوف من الفشل يكون أحيان أحد الأسباب التي تدفع الفرد إلي المماطلة. الخوف من الفشل: الخوف هو أكثر الأعراض وضوحا وأكثرها تكرارا ويساعد على التفشي السريع لفيروس المماطلة وعندما لا ينجز الإنسان عمله أو يقوم بتأجيله يوما بعد أخر فإنه يسعى في واقع الأمر لحماية نفسه وإذا لم يحاول فإنه وبكل وضوح لن يفشل إلا أنه في الوقت ذاته لن يتمكن من إحراز أي نجاح ويجب ألا يغيب هذا عن بالنا ولو للحظة واحدة. إن الفشل في مواقف سابقة لا يعني أننا سوف نفشل مرة أخرى، فإن الحياة تتغير دائما ويجب النظر إلى الأخطاء السابقة كمصادر مهمة لمعلومات في غاية الثراء، وعليه يجب أن نتذكر القول المأثور:" لا خوف ولا خجل من عثرة الحجر" إن المخيف والمخجل هو التحرك أو التعثر على الحجر نفسه مرتين. الأضرار الحقيقية للمماطلة: من أكثر مضيعات الوقت خطورة. يخرج خطتك عن مسارها. يراكم العمل. قد يحرمك من النجاح ، حيث أننا غالبا ما نؤجل الأعمال الصعبة..المتعبة..غير محببة والثقيلة على النفس. والآن ربما نتساءل ما الذي يدفعنا للمماطلة واختلاق الأعذار بعد كل هذه الأضرار المترتبة عليه..ما الذي يدفعنا إلى تأجيل الأمور المهمة والتي يمكن أن تحدث تغيير في حياتنا ..مثلا لما لا نذاكر ونحن تعرف أن دخول الجامعة يتطلب تقدير عاليا وذلك مع رغبتنا في دخولها …!! لماذا نماطل وتختلق الأعذار؟؟ هناك أسباب كثيرة تدفعنا لذلك منها: الكسل : حين تقول لنفسك :" أنا الآن غير مستعد لإنجاز هذا العمل " ، إذن لماذا لا أؤجله؟؟؟ الأعمال الغير محببة تدفع الإنسان إلى التأجيل وهو السبب الأكثر شيوعا. الخوف من المجهول،إننا نعتبر كل مهمة نكلف بها من المجهول، إذا لم نبدأ بها فإذا بدأنا بها زال الخوف. انتظار ساعة الصفاء و الإبداع وهي لا تأتي وحدها يجب أن نبدأ ونبحث عنها الأعمال الصعبة والكبيرة تشجع الإنسان المماطل على تركها ريثما يتاح وقت أطول لإنجازها. التردد والرغبة الملحة في أن يكون الشخص مصيبا دائما. الخوف من أن تخطئ . البحث عن الإنجاز المطلق والأمثل..والذي لن يتحقق . كيف نقضي على المماطلة والتسويف: أهمية وضع الأهداف: أسهل طريقة لمعالجة المماطلة هي ألا ندعها تبدأ من الأساس ولكن ماذا نفعل إذا تسللت إلى حياتنا؟إن الأشخاص الناجحين في حياتهم هم ممن يتحدثون بوضوح وبساطة عن أهدافهم وبذلك تكون أهدافهم قابلة للتحقيق بأسرع ما يمكن لأنهم قد حددوا أهدافهم بطريقة دقيقة متسلسلة ومقسمة إلى أجزاء، مما يجعل عملية إنجاز أهدافهم تسير بأسرع مما نتصور . لكي نحدد أهدافنا بشكل قاطع ونهائي يجب النظر في هذه الأسئلة. ما هي أهدافنا؟ مثال على ذلك "أنا أريد أن أحصل على مجموع عالي لأستطيع الالتحاق بالجامعة وبالتخصص الذي أريد وهو هندسة الحاسب الآلي". هل نرغب حقيقة في تحقيقها؟…"هل أنا جاد في رغبتي في الحصول على معدل عالي؟". ما هو الزمن الذي ينبغي أن نستغرقه كل يوم أو كل أسبوع لتحقيق أهدافنا؟" كم ساعة أضعها لدراسة المواد وحل الواجبات". هل نحن جديرون بتحقيق أهدافنا؟…" هل أنا قادر على العمل لتحقيق هذا الهدف؟ هل أنا أستطيع المثابرة على متابعة دروسي لأحصل على نجاح بتفوق؟" وتذكر أنك تمتلك قدرات على تحقيق أهدافك أكثر مما تظن و تتوقع . هل تساورنا مخاوف أو قلق أو تناقضات تتعلق تحقيق جزء من خطتنا للوصول إلى أهدافنا؟…" هناك بعض المسائل الرياضية أو الفيزيائية… لم أفهمها.أنا لدي خوف شديد وأتعرض للقلق من قاعة الامتحان….والداي يريدان أن أدخل كلية الطب". ما هي أكبر العقبات في رأينا التي تحول دون تحقيق أهدافنا؟..وهي تختلف من شخص لأخر وغالبا ما تكون عقبات داخلية نابعة من الشخص نفسه أو من داخل المؤسسة. هل نحن على استعداد لبذل كل ما لدينا من طاقة ومقدرة لتجاوز هذه العقبة؟ إذا كانت الإجابة بلا… فلنطرح السؤال التالي ..هل أرغب حقيقة في الوصول لهذا الهدف؟ وإن كانت الإجابة مرة أخرى بلا أيضا فإننا ننصح عندها بعدم تضييع أي وقت وأن تختار هدفا أخر …مثال على ذلك تحدث أحيانا بأننا نختار الهدف الأفضل والمثالي وليس الهدف المناسب لقدرات الشخص أو المؤسسة…واختيارنا لهدف أخر ليس مشروعا فحسب بل في غاية الذكاء طالما سيوفر الوقت والجهد..فيجب أن نشرع في العمل على الفور. اقضي على المماطلة: بعد أن وضعنا أهدافنا يجب أن نفكر رأسا في التنفيذ ..وهنا تظهر قدرة الإنسان على اختلاق وتأليف الأعذار ..وأسوأ ما تتميز به عملية اختلاق الأعذار هو أننا وعند لحظة اختلاق العذر نبدأ في الاقتناع بأنه حقيقي، إنها آلية دفاع طبيعية وتلقائية عن النفس تحمي عشقنا لذواتنا خاصة عندما تحركنا القوة الدافعة وتأمرنا لأن نكون مثالين، كما أن عقلنا الباطن يبدع ويتفنن في اختلاق الأعذار وبمهارة فائقة.، كيف يمكننا أن نتخلص من عملية اختلاق الأعذار؟؟ وضع وقت محدد للإنهاء من كل مهمة. خذ على نفسك عهدا وقل لنفسك لن أختلق الأعذار لتأجيل الأعمال . تعاهد مع نفسك بأنك لن تقوم – من مكانك ــ حتى تنتهي من الجزء الذي قررت أن تنهيه لهذا اليوم. اكتب قائمة بالأشياء التي تؤجلها دائما …حلل هذه القائمة..لاحظ وجود نمط معين من هذه الأعمال. شجع نفسك واسألها ..ما المشكلات التي سوف أسببها لنفسي حين أؤجل هذا العمل؟ أكتب تلك المشكلات في قائمة ..الآن هل تريد فعلا أن تعيش وسط كل هذه المشكلات؟..اجعل لنفسك حافز يدفعك لإنجاز هدفك ..أعد لنفسك مكافأة عند الانتهاء من العمل ــ مثلاــ كإجازة خاصة إضافية ، أي شيء أنت نحبه. أفضل طريقة للتعامل مع المهام التي تؤجلها دائما هي أن تبدأ بها فورا، أخير لا تتردد وتذكر أن إنجاز مهام عديدة جيدة خير من محاولة إنجاز مهمة واحدة مثالية…..تذكر أيضا حكمة" لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد إلى الغد"…فابدأ العمل الآن، وأنجز العمل. إعداد: سمرق
     
  6. ErRaYeS

    ErRaYeS عضو مميز

    إنضم إلينا في:
    ‏14 نوفمبر 2006
    المشاركات:
    1.228
    الإعجابات المتلقاة:
    224
      30-01-2008 20:20
    لو تعلمنا تنظيم الوقت لكان حالنا أفضل
     

مشاركة هذه الصفحة

جاري تحميل الصفحة...